Вход

Виды документов

Оглавление

Введение

Виды документов используются для упорядочивания документов, определение правил генерации регистрационных номеров, ограничения доступа, установки регламентных сроков работ с документами и настройки шаблонов процессов.

Создание вида документа

Для создания видов документов в разделе "Нормативно-справочная информация" в панели навигации выполните команду "Виды документов", в списке используйте команду "Создать".

Для удобства работы виды документов можно группировать. Для создания группы следует использовать команду "Создать группу".

Внутренние документы

Настройки вида внутреннего документа

Для видов внутренних документов предусмотрены следующие настройки:

  • Нормативный срок исполнения - указывается срок в днях, в течении которого поручения по документам данного вида следует исполнять.
  • Использовать срок исполнения - с помощью данной настройки учет срока исполнения может быть отключен. Если снят, то в карточке документа поле Срок  исполнения станет невидимым.
  • Вести учет по номенклатуре дел - если установлен, то в карточке документа появится реквизит Номенклатура дел. В нумераторы включена возможность использовать индекс по номенклатуре дел в регистрационном номере документа.
  • Необходима печать штрихкода при создании документа - если установлен, то при закрытии карточки созданного документа будет осуществляться проверка того, был ли напечатан штрихкод, если нет, система выдаст предупреждение.
  • Вести учет по учреждениям – если настройка отключена, то в программе можно создавать документы, не привязанные к конкретному учреждению. Из карточек документов выбранного вида исчезнет поле Учреждение.
  • Вести учет по контрагентам - если установлен, то в карточке документа будут доступны поля учета данных о контрагенте.
  • Вести учет по адресатам - настройка позволит указать документу реквизит Адресат, если установлена, то в карточке документа отображается поле Адресат.
  • Использовать утверждение - настройка позволит указать документу реквизит Утвердил, если установлена, то в карточке документа отображается поле Утвердил.
  • Учитывать срок действия - если установлен то в карточке документа появятся поля для указания срока действия документа и порядка продления документа.
  • Учитывать сумму документа - если установлен, то в карточке документа можно будет указать сумму и валюту документа.
  • Вести учет товаров и услуг - если настройка установлена, то в документе данного вида можно будет вести учет товаров и услуг. Список товаров и услуг можно указать в шаблоне документа и настроить автоматическое заполнение этого списка в файле.
  • Вести учет по статьям ДДС - включает учет по статьям движения денежных средств. Настройка доступна для видов документов, по которым ведется учет сумм. Если настройка установлена, то в карточке внутреннего документа этого вида на закладке Реквизиты появится поле Статья ДДС.
  • Учитывать недействующие документы - если установлен то в карточке документа появляется флаг Не действует и ссылка на документ, который делает его не действующим;
  • Является договором - означает, что документы являются договорами. При установке данного признака автоматически устанавливаются признаки Вести учет по контрагентам, Учитывать срок действия, Учитывать сумму документа, Учитывать недействующие документы и сбрасывается признак Является комплектом документов.
  • Является комплектом документов - означает, что документы являются комплектами других документов и файлов. Установить данный признак можно при условии что не установлен ни один из признаков: Является договором, Вести учет по номенклатуре дел, Учитывать срок действия, Учитывать недействующие документы.
  • Обязательно указание ответственного - если настройка установлена, то новый документ этого вида нельзя будет создать с незаполненным полем Ответственный. Указание ответственного необходимо для правильной адресации уведомлений, интерактивного запуска процессов, корректного построения отчетов.
  • Использовать этапы обработки документа - настройка позволит учитывать этапы обработки документа данного вида. Если настройка установлена, то в карточке вида документа появится закладка Этапы, где предстоит задать этапы обработки для текущего вида.
  • Автоматически вести состав участников рабочей группы - в рабочую группу документа будут автоматически добавляться новые участники рабочих процессов.
  • Заполнение рабочей группы является обязательным - для документа контролируется заполнение рабочей группы.
  • Подписывать резолюции электронной подписью - если флажок установлен, то для документов утверждение каждой резолюции ЭП будет обязательным.
  • Запретить создание документов не по шаблону - если настройка установлена, то пользователи смогут создавать документы данного вида только по заранее подготовленному шаблону. Эта мера поможет унифицировать создаваемые в учреждении документы и снизить трудозатраты на их подготовку.

Для использования некоторых настроек видов документов в настройках программы должен быть установлены соответствующие признаки.

Нумерация вида внутреннего документа

Документы можно нумеровать автоматически или вручную. При автоматической нумерации регистрируемый документ автоматически получит номер заданного формата.

Перед созданием правила автоматической нумерации нужно настроить нумератор и формат номера, которые будет использовать правило.

Для одного вида документов можно использовать разные нумераторы и задавать разные правила нумерации.

Шаблоны вида внутреннего документа

В шаблоне внутреннего документа можно заполнить реквизиты, и даже список файлов, которые затем будут скопированы в создаваемый по нему документ. Ограничить доступ к шаблону и создаваемому по нему документу можно при помощи рабочей группы. Также можно заполнить список согласующих лиц.

РЕКВИЗИТЫ ШАБЛОНА ВИДА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА

На вкладке Реквизиты документа можно указать значения реквизитов, которые будут подставляться в документ создаваемый по этому шаблону. Доступны следующие реквизит:

  • Наименование;
  • Краткое содержание;
  • Учреждение;
  • Папка;
  • Срок исполнения;
  • Подразделение;
  • Адресат;
  • Ответственный.

ОГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА К ШАБЛОНУ ВИДА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА

На закладке О шаблоне можно ограничить доступ к шаблону при помощи рабочей группы шаблона.

Если рабочая группа не заполнена, то шаблон будет доступен для просмотра всем пользователям. Редактировать шаблон может только пользователь, который указан в поле Автор.

ОГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА К ВНУТРЕННЕМУ ДОКУМЕНТУ

На закладке Рабочая группа документа можно ограничить доступ к документу, при помощи рабочей группы документа.

СПИСОК СОГЛАСУЮЩИХ ЛИЦ ВИДА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА

На закладку Согласующие можно заполнить список согласующих лиц для документов, которые будут создаваться по этому шаблону. Таким образом, при создании документа в его карточку будут добавлены визы без результата на закладку Визы.

Если создать процесс Согласование на основании такого документа, список согласующих будет скопирован в карточку процесса.

ФАЙЛЫ ШАБЛОНА ВИДА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА

На закладке Файлы можно заполнить список файлов, которые будут скопированы в документ создаваемый по этому шаблону, а также указать настройку заполнения.

Входящии документы

Настройки вида входящего документа

На закладке Настройки выполняется следующая настройка:

Нумерация вида входящего документа

По аналогии с видом внутреннего документа.

Шаблоны входящего документа

В шаблоне входящего документа можно заполнить реквизиты, и даже список файлов, которые затем будут скопированы в создаваемый по нему документ. Ограничить доступ к шаблону и создаваемому по нему документу можно при помощи рабочей группы.

РЕКВИЗИТЫ ШАБЛОНА ВИДА ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

На вкладке Реквизиты документа можно указать значения реквизитов, которые будут подставляться в документ создаваемый по этому шаблону. Доступны следующие реквизит:

  • Наименование;
  • Краткое содержание;
  • От кого (Отправитель, Подписал);
  • Кому (Учреждение, Адресат, Подразделение, Получен);
  • Срок исполнения;
  • Ответственный.

ОГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА К ШАБЛОНУ ВИДА ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

По аналогии с видами внутренних документов

ОГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА К ВХОДЯЩЕМУ ДОКУМЕНТУ

По аналогии с видами внутренних документов.

Исходящие документы

Настройки вида исходящего документа

На закладке Настройки выполняется следующая настройка:

Нумерация вида исходящего документа

По аналогии с видаом внутреннего документа.

Шаблоны исходящих документов

В шаблоне исходящего документа можно заполнить реквизиты, и даже список файлов, которые затем будут скопированы в создаваемый по нему документ. Ограничить доступ к шаблону и создаваемому по нему документу можно при помощи рабочей группы. Также можно заполнить список согласующих лиц.

РЕКВИЗИТЫ ШАБЛОНА ВИДА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

На вкладке Реквизиты документа можно указать значения реквизитов, которые будут подставляться в документ создаваемый по этому шаблону. Доступны следующие реквизит:

  • Наименование;
  • Краткое содержание;
  • От кого (Учреждение, Подразделение, Подписал);
  • Кому (Получатель, Адресат, Способ);
  • Срок ответа;
  • Ответственный.

ОГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА К ШАБЛОНУ ВИДА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

По аналогии с видами внутренних документов.

ОГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА К ИСХОДЯЩЕМУ ДОКУМЕНТУ

По аналогии с видами внутренних документов.

СПИСОК СОГЛАСУЮЩИХ ЛИЦ ВИДА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

По аналогии с видом внутреннего документа.

ФАЙЛЫ ШАБЛОНА ВИДА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

По аналогии с видом внутреннего документа.

Настройки доступности

К виду документа могут быть привязаны настройки доступности по состоянию, к списку которых можно перейти с помощью ссылки Настройки доступности.

Привязка настройки к виду документа выполняется на закладке Виды документов карточки элемента справочника Настройки доступности по состоянию.

В справочнике вы можете изменит настройки так, чтобы поля были по разному доступны для различных пользователей в зависимости от того или иного состояния документа.

Шаблоны процессов

Шаблон процесса - это набор заранее настроенных параметров (исполнители, сроки, условия маршрутизации и др.) которыми автоматически заполняется новый процесс.

В карточке вида документа можно привязать шаблоны процессов, к списку которых можно перейти с помощью ссылки Шаблоны процессов.

Приложения

Настройки видов документов УРП

Настройки видов документов ОЗ

Источники

  1. 1C:ИТС
  2. Встроенная справка 1С:Документооборот, редакция 2.1

КДВ

Последнее обновление 29-го окт. 2025